Le semplificazioni in materia di Privacy previste dall’art. 29 del D.L. n. 112/2008

Il decreto legge n. 112/2008 in materia di “Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione Tributaria”, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n° 147 del 25 giugno 2008, modifica sostanzialmente gli obblighi previsti dal D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, in quanto abroga di fatto il Documento Programmatico della Sicurezza, sostituendolo con l’autocertificazione, per tutte quelle aziende che non trattano dati sensibili o che trattano solo dati sensibili inerenti la salute e la malattia dei propri dipendenti, senza indicazione della diagnosi.

La disposizione normativa ha lo scopo di limitare gli oneri, soprattutto per le piccole e medie imprese, collegati agli obblighi di redazione, tenuta ed aggiornamento del DPS.

Inoltre, lo stesso articolo semplifica le modalità di notificazione al Garante di determinati dati personali indicati nell’art. 37, comma 1 del citato D. Lgs. n. 196 (come quelli genetici e biometrici o idonei a rivelare lo stato di salute). La notificazione sarà da considerarsi validamente effettuata solo se trasmessa tramite il sito del Garante e fornendo esclusivamente le seguenti informazioni:
– le coordinate identificative del titolare del trattamento e, eventualmente, del suo rappresentante, nonché di un responsabile del trattamento, se designato;
– la o le finalità del trattamento;
– una descrizione della o delle categorie di persone interessate e dei dati o delle categorie di dati relativi alle medesime;
– i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati possono essere comunicati;
– i trasferimenti di dati previsti verso Paesi terzi;
– una descrizione generale che permetta di valutare in via preliminare l’adeguatezza delle misure adottate per garantire la sicurezza del trattamento.

In linea con i provvedimenti legislativi di cui sopra, il Garante per la Protezione dei dati personali ha adottato, con provvedimento del 19 giugno scorso, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 152 del 1° luglio 2008, alcune semplificazioni in materia di tutela e protezione dei dati personali, con riferimento agli ambiti amministrativi e contabili.

Tale provvedimento prende le mosse dalle esigenze, sentite soprattutto nell’ambito delle piccole e medie imprese, di semplificare e snellire le procedure relative al trattamento di informazioni per le finalità di cui sopra.

Si rammenta che il Garante era già intervenuto nel 2007 con la pubblicazione della Guida pratica e misure di semplificazione per le piccole e medie imprese (News Ance n. 2993 del 25/06/2007 ).

Il Garante è pervenuto a tale determinazione partendo da alcune considerazioni circa l’eccessivo appesantimento degli oneri burocratici connessi agli adempimenti formulati dalla normativa in vigore che, in determinate piccole realtà, rischiano di svuotare di contenuto la finalità di legge; circa la necessità di intervenire sulle piccole realtà imprenditoriali e circa l’importanza, comunque, di garantire una tutela dei dati personali rendendo, nel contempo, più efficace l’attività gestionale delle imprese.

Le linee guida-interpretative fornite dal Garante sono volte in primo luogo allo snellimento dei moduli utilizzati per il reperimento delle informazioni che non concernono dati sensibili o giudiziari e per i quali è stato pertanto previsto che non debba essere fornito il consenso nei casi in cui:

– il trattamento dei dati in ambito privato è svolto per adempiere obblighi contrattuali o semplicemente amministrativi e contabili;
– i dati provengono da pubblici registri.

Non è inoltre richiesto il consenso nel caso in cui il titolare del trattamento abbia già avuto contatti commerciali con l’interessato.

Alla luce di ciò, il provvedimento del Garante prescrive alcune indicazioni circa le modalità da seguirsi per semplificare l’informativa rispetto allo “svolgimento di correnti finalità amministrative e contabili”, prescrivendo di informare in un primo momento anche solo “oralmente” l’interessato al fine di rendere una illustrazione circa l’informativa che dovrà essere sottoscritta in un secondo momento.

Viene quindi resa, nel provvedimento che si allega, una semplificazione della informativa breve.

Il Garante invita le stesse Associazioni di categoria a fornire informative tipo, anche sulla base di kit che verranno messi a disposizione da parte del Garante medesimo e che si provvederà ad inoltrare non appena a disposizione.