Per consentire un maggior controllo delle disposizioni sui tempi di guida e risposo dei conducenti, ai sensi del Regolamento CE n. 561/2006, è necessario effettuare periodicamente il trasferimento dei dati registrati sia sull`unità tachigrafica di bordo sia sulle carte del conducente.
Le imprese che utilizzano veicoli dotati di tachigrafo digitale devono perciò, da un lato, garantire che tutti i dati siano trasferiti secondo tempi ben determinati e dall`altro provvedere a conservare tutte le registrazioni relative ai suddetti dati per almeno 12 mesi (articolo 10 paragrafo 5 Reg. CE n. 561/2006)
Con il regolamento CE n. 581 del 1° luglio 2010 (G.U.U.E. n. L 168 del 2/7/2010) sono stati stabiliti, con decorrenza dal 30 settembre 2010, nuovi tempi massimi per lo scarico dei dati sostituendo così quelli previsti (per l`Italia) dal DM 31 marzo 2006 recante “Modalità di conservazione e trasferimento dati dal tachigrafo digitale””.
In base al nuovo Regolamento i tempi massimi entro cui devono essere trasferiti su idoneo supporto esterno tutti i dati registrati dal tachigrafo digitale oltre ai dati dettagliati relativi alla velocità sono:
a) 90 giorni per i dati trasferiti dall`unità elettronica di bordo;
b) 28 giorni per i dati trasferiti dalla carta del conducente.
In ogni caso i dati dovranno essere trasferiti in modo da evitare qualsiasi perdita degli stessi.